Change/Transformatie

Technieken

Emoties onderkennen en respecteren

Een nieuwe werkwijze, een nieuwe vorm van organisatie, een nieuwe functie: je krijgt altijd een discussie tussen voor- en tegenstanders. Iedereen schermt op dat moment met argumenten en alle partijen zijn er bovendien van overtuigd heel rationele argumenten te hebben.

En toch liggen de oorzaken van het gekibbel vaak op een dieper niveau, namelijk op emotioneel vlak. Zo voelen we bij verandering mogelijk onzekerheid, boosheid, frustratie, angst, teleurstelling of een mix van alle vorige. Maar dit wordt niet gauw uitgesproken. Toch is het begrijpen en onderkennen van de onderliggende emoties een sleutel om mekaar in een discussie rond verandering beter aan te voelen en in een tweede fase, samen naar oplossingen toe te werken.

Stel je voor dat je voor het eerst vader of moeder wordt. Mega-verandering! Maak maar eens een lijstje met welke emoties er dan allemaal door je heen gaan.

Wat kan je doen?

• Probeer jezelf heel goed in te leven in de situatie van diegene die de verandering ondergaat. Probeer letterlijk aan te voelen wat de ander meemaakt. Hoe zou je jezelf voelen?
• Peil bij de ander hoe hij/zij zich voelt. Respecteer de emoties die naar boven komen en toon er begrip voor.
• Realiseer je dat rationele argumenten een hevige emotie niet kunnen stoppen of temperen. Dikwijls gooi je daardoor zelfs nog olie op het vuur. Je zal hiermee moeten wachten tot de emotie is gemilderd.

Je vraagt je dan misschien af hoelang je op dat laatste moet wachten. Dat is niet met zekerheid te zeggen, maar hiervoor is het belangrijk in te zien hoe een veranderingsproces gefaseerd is. En dat is de volgende techniek.

Fasen in het veranderingsproces: herken ze én erken ze

Een veranderingsproces verloopt in fasen en is niet iets dat van dag 1 op dag 2 voltrokken is (al zouden veel bedrijven dat wel willen en nemen ze soms zelfs die wens voor werkelijkheid!).

Het onderstaande schema geeft de verschillende fasen weer. Het is echter geen eenduidig proces: soms tuimel je van een volgende fase weer naar een vorige. De hoogte van de curve geeft de mate van positieve energie en motivatie weer.

 
In het begin van de curve draait het om “willen”: er is weerstand, mensen willen nog niet mee. Bij het keerpunt beginnen de vragen te komen: “Hoe moet dat dan, wat kunnen we dan doen?”, enzovoort. M.a.w. ‘mogen’ we meedenken? Al dan niet in een onderhandelingsstijl à la “Het kan alleen als er ook ondersteuning komt.”.
In het stijgende deel van de curve gaat het over “kunnen”: mensen moeten de middelen en de steun krijgen om de verandering waar te maken.

De verandering aankondigen: hoe?

Taal

• Hou het simpel: korte zinnen, eenvoudige taal.
• Concreet: met voorbeelden die de toehoorders begrijpen en kennen.
• Niet alles willen vertellen. Eén heel sterk argument is vaak genoeg.
• Wees geloofwaardig en eerlijk, vertel niet wat je niet weet.
• Vertel steeds het waarom, de visie erachter.

• Zoek de WHIDA (‘Wat Heb Ik Daar Aan?’). Mensen komen vooral in beweging omwille van hetgeen hen persoonlijk aanbelangt. Dus zoek naar het voordeel dat de verandering voor hen kan opleveren en maak dat voordeel duidelijk.

• Soms is er niet meteen een voordeel en dus ook geen WHIDA. Wees dan eerlijk en durf het ook dat te zeggen. Als je de dingen mooier voorstelt dan ze zijn, word je daar later op afgerekend.

Lichaamstaal

• We kunnen lichaamstaal meestal wel lezen, maar dat is geen garantie: je moet het dus uitvergroten.
• Wat je zegt en wat je toont moet in evenwicht zijn..
• Oogcontact.
• Houding.
• Krachtige stiltes (niet aframmelen, niet ratelen).

Ga de dialoog aan

• Geef opmerkingen een plaats.
• Luister met eerbied naar de tegenwerpingen.
• Herhaal wat de anderen zeggen: “Dus je zegt dat …, Ik hoor dat je denkt aan …”)
• Erken de bezwaren (“Het is waar dat …, Ik weet dat …”).
• Minimaliseer de moeilijkheden of de bezwaren niet.
• Pas naar het einde toe terugkomen naar je punt: dat het toch zal moeten gebeuren.
• “We gaan dit samen doen”.

Stop jezelf niet weg achter argumenten/uitspraken als

• “Ja, ik moet dat hier ook maar zeggen van de baas.”
• “Weet je wat ze nu weer willen?”
• “Ja, zeg, zeg dat maar aan die hierboven.”
• “Ik kan er ook niet aan doen.”

Al die uitspraken maken je alleen maar zwakker in de ogen van je medewerkers. Je ondergraaft hiermee je eigen rol en positie. Zeg eerder dingen als:

• “Ik weet dat het moeilijk is maar ik ga me erachter zetten.”
• “Ik heb het er ook wat moeilijk mee, maar we gaan het samen oplossen.”

Omgaan met weerstand

Wanneer mensen in de fase van de weerstand zitten, is er nog een grote emotionele lading op de verandering. Daarom dat rationele argumenten op zo’n moment geen gehoor vinden.

Wat je dus zeker niet mag doen:

• Heel sterk gaan argumenteren of “verkopen”: hiermee je bereik je alleen maar dat het tegengestelde standpunt nog steviger wordt ingenomen, dat er nog meer tegenargumenten worden gevonden en de emotie nog hoger oploopt.
• De weerstand negeren of wegduwen: dan gaat de weerstand gewoon ondergronds (net als in de oorlog). Het is niet omdat je niets meer hoort of wil horen, dat de weerstand weg is.

Wat kan je dan wel doen?

• Blijven praten.
•  Luisteren en erkennen, doorvragen waar het om draait.
• Begrip tonen voor de bezwaren (“als ik in jouw plaats was, zou ik misschien ook zo denken”).
• Veel geduld hebben en wachten tot de eerste signalen van de volgende fase (onderhandelen) zich voordoen.

Visie

De wereld is vol verandering. En het gaat hoe langer hoe sneller!

Dat maakt het voor niemand makkelijk, want verandering ís gewoon niet makkelijk. Het is een moeilijke ervaring voor iedereen, zelfs de meest flexibele onder ons. Net daarom is het belangrijk dat we het proces goed begrijpen. Als je weet wat er allemaal komt kijken bij verandering, wordt het eenvoudiger om de reacties te begrijpen en er mee om te gaan.

Zelfs als jij niet degene bent die de verandering in gang zet, zal je soms verandering moeten doorvoeren, soms zelfs tegen je zin. Hoe moet je jezelf dan opstellen? Zijn er methodes die je kunnen helpen om het proces vlotter te laten verlopen? Want zelfs de kleinste wijziging in werkmethode kan al felle weerstand opwekken.

We bekijken hier drie belangrijke aspecten bij verandering:

1.      Hoe verloopt een veranderingsproces en wat kunnen we in iedere fase doen?

2.      Waar moet je op letten als je verandering aankondigt?

3.      Hoe ga je om met weerstand?

En je zal zien dat voor alle drie de sleutel dezelfde is: communicatie, communicatie en nog eens communicatie.

Liever de technieken en visie in PDF-formaat?

Deel gerust met onze groeten!